DocuWare klasseert automatisch de documenten, in functie van uw criteria, ongeacht hun bron of hun formaat. Het is dus mogelijk om al uw papieren en elektronische documenten (post, dossiers, emails, CAO, MS Office etc.) eenvoudig te bewaren, te delen en te beheren, en dit in alle veiligheid, vanaf gecentraliseerde documentarchieven. DocuWare oplossingen integreren zich perfect in uw informatiesysteem alvorens u volledig te laten profiteren van alle mogelijkheden van het DMS. DocuWare beschikt over standaardtools, connectoren en SDK, om bijvoorbeeld toegang te krijgen tot documenten van het DMS, rechtstreeks en geformatteerd van uw beheersoftware. Het is ook mogelijk om gegevens uit te wisselen met andere software van het informatiesysteem.
Voornaamste kenmerken:
- Automatisch klasseren van uw documenten
- Connecteer uw communicatie met het DMS
- Beheren van opeenvolgende en parallelle taken (Workflow)
- Beheren van de afwezigheden en vervangers
- Meldingen en waarschuwingen per e-mail
Kenmerken en voordelen
- Efficiëntere workflows: indien de juiste info beschikbaar is na enkele clicks dan kan ze verstuurd worden naar verscheidene personen, in slechts enkele seconden, die werken in verschillende diensten. De toegang tot de info vereenvoudigen, zorgt ervoor dat de efficiëntie van de werkprocessen verbetert, voornamelijk voor de validaties.
- Verhoogde flexibiliteit: winnen aan flexibiliteit en snelheid dankzij DocuWare, essentiële kwaliteiten voor de ontwikkeling van een bedrijf ten opzichte van de concurrentie.
- Een vermindering van de risico’s voor een organisatie: een volledig digitale werkomgeving laat niet enkel toe om aan productiviteit te winnen, maar zorgt eveneens voor meer controle en traceerbaarheid. Het helpt de organisatie bij het naleven van de bewaringsnormen en vermindert het risico van documentverlies. Het DMS beveiligt ook alle vertrouwelijke of gevoelige info zoals personeelsdossiers.
- Verbeter uw cashflow: de boekhouding is efficiënter in het herstellen van facturen dankzij toegang tot alle nodige info: bestellingen, mailverkeer, leveringsbonnen, certificaten, facturen… De info is onmiddellijk beschikbaar waardoor de verwerkingstijd van dossiers wordt ingekort.
- Een betere traceerbaarheid: dankzij verscheidene workflowtools kan de directie constant een volledig overzicht raadplegen van alle belangrijke taken en eventuele problemen of verbeteringsmogelijkheden identifiëren.
RICOH SMART INTEGRATION
Ricoh Smart Integration is een platform voor cloudapps en workflowintegratie.
Ricoh Smart Integration biedt gebruiksvriendelijke apps die uw multifunctionele printer (MFP) van Ricoh verbinden met populaire cloudservices van derden, zodat belangrijke informatie direct beschikbaar is en gedeeld kan worden.
Verbind uw MFP met externe cloudservices als Dropbox, Google Drive en Office 365, zodat u slimmer kunt werken en productiever wordt.
Dankzij de MFP met cloudtechnologie kunt u:
Fysieke documenten converteren naar bewerkbare digitale bestandsindelingen
Uw kantoor-, print- en papierkosten verlagen
Documenten vanuit de cloud printen zonder IT-servers
Dagelijkse workflows automatiseren, zodat u slimmer, sneller en rendabeler gaat werken
U kunt eenvoudig gebruik gaan maken van Ricoh Smart Integration op de manier die bij uw bedrijf past. Bekijk op uw gemak de pakketopties hieronder en bestel vervolgens het pakket met apps dat u nodig heeft, voor zolang als nodig, of probeer het pakket 30 dagen gratis uit. U activeert de apps gewoon vanaf uw MFP, dus u kunt binnen een mum van tijd aan de slag. Ricoh Smart Integration is een cloudoplossing, dus er zijn geen prijzige installaties nodig en er hoeft geen technieker langs te komen.
Enhanced Locked Print NX
Met Enhanced Locked Print NX verbetert u de beveiliging van uw documenten terwijl u ook flexibiliteit en een kwaliteitscontrole toevoegt aan uw document workflow. Enhanced Locked Print NX (ELP NX) zorgt voor geavanceerde flexibiliteit en comfort bij de beveiliging van uw documenten, met voordelen die de efficiëntie, de kostenreductie en de naleving van wet- en regelgeving verhogen. De toegang tot gevoelige documenten kan strikt worden geregeld, waarbij vertrouwelijke documenten veilig worden gehouden van onbevoegde weergave tot ze door de eigenaar voor afdruk worden vrijgegeven. ELP NX vermindert kosten en biedt milieuvoordelen door productieve gedragswijzen, zoals het detecteren en corrigeren van fouten voor de documenten worden afgedrukt en vrijgegeven.
Met ELP NX kan het drukwerk worden opgehaald op vier verschillende MFP's.
De optie FlexRelease Server biedt nog meer flexibiliteit, want de afdrukken kunnen worden opgehaald op elk Ricoh-apparaat in het bedrijfsnetwerk.
Card Authentication Package
Snelle en veilige verificatie met ID-kaart vereenvoudigt gebruikerstoegang en -beheer en beschermt documenten. De bescherming van documenten is essentieel om gevoelige bedrijfsinformatie te beveiligen, concurrentiepositie te behouden, voorschriften na te kunnen leven en productiviteit te verhogen. Ons Card Authentication Package (CAP) maakt gebruik van toonaangevende kaartleestechnologie om de toegang tot de standaard afdruk-, scan-, kopieer- en faxfuncties van Ricoh MFP's te regelen.
Door de toegang tot Ricoh MFP-functies te regelen, voorkomt CAP dat gevoelige documenten door onbevoegde gebruikers worden bekeken, gekopieerd of verstuurd. Dankzij kaartverificatie zijn er niet langer wachtwoorden en pincodes vereist, die ter kennis kunnen komen van derden.
Veilige toegang en distributie
Naast het verhogen van de algemene beveiliging, verbetert ons Card Authentication Package de efficiëntie door middel van taakregistratie en het volgen van vertrouwelijke documenten.
Gebruikscomfort
Ricoh's Card Authentication Package (CAP) kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaand beveiligingssysteem met ID-kaarten. Deze eenvoudige verificatiemethode is snel en veilig en de gebruikers hoeven niet langer extra inlognamen en wachtwoorden te onthouden.
Kosten onder controle
U kunt de kosten onder controle houden wanneer u door middel van ID-kaarten de toegang beperkt tot de functies kopiëren, afdrukken, faxen, scannen en documentserver. Het Ricoh MFP-gebruik op basis van volume en kleur kan ook worden bewaakt, zodat gegronde beslissingen kunnen worden genomen om de kosten voor documentuitvoer te verlagen.
Schaalbaar
Het Card Authentication Package van Ricoh is leverbaar als geïntegreerde oplossing voor maximaal 500 gebruikers en als serverversie voor grote bedrijven. Iedereen kan nu de beveiliging van zijn documenten versterken.
Het Card Authentication Package CAP kan samen met GlobalScan NX worden gebruikt om de beveiliging tijdens het scannen te verbeteren.
Smart Device Connector
Zet snel een directe verbinding tussen uw smartphone/tablet en Ricoh MFP op met de gratis Smart Device Connector app.
Ricoh’s gratis Smart Device Connector app biedt een snelle en eenvoudige manier om documenten af te drukken of gescande afbeeldingen op te halen met uw Apple of NFC-compatibele Android smartphone/tablet.
Zodra de app is geïnstalleerd op uw smartphone/tablet, kunt u snel en veilig verbinding maken met een compatibele multifunctionele printer van Ricoh, zonder dat u uw smartphone/tablet hoeft te registreren of u zich moet aanmelden bij uw bedrijfsnetwerk.
Met een Apple smartphone/tablet kunt u rechtstreeks via Wi-Fi verbinding maken met de printer door simpelweg de unieke QR-code op de printer te scannen. Met een Android smartphone/tablet met NFC-technologie maakt het apparaat zelfs vanzelf verbinding als u deze langs de printer haalt.
Vervolgens kunt u verschillende handelingen vanaf uw smartphone/tablet uitvoeren, zoals documenten afdrukken, kopieën van documenten rechtstreeks naar uw smartphone/tablet of inbox scannen en faxen via de MFP verzenden.
Voor nóg meer gebruiksgemak kunt u het adresboek van uw smartphone/tablet gebruiken om kopieën van documenten en faxberichten rechtstreeks naar uw contactpersonen te verzenden.
- Gratis te downloaden (Apple en Android versie beschikbaar)
- Smartphones/tablets hoeven niet geregistreerd te worden op uw bedrijfsnetwerk – Smart Device Connector maakt het mogelijk om een directe verbinding met een printer te maken
- Eenvoudig afdrukken, scannen en delen van documenten met de intuïtieve gebruikersinterface van de app
- Versnelt het delen van documenten door het adresboek van uw smartphone/tablet te gebruiken om scans via e-mail te verzenden.
- Gratis te downloaden voor Apple en NFC-compatibele Android smartphones/tablets
- Zet een directe Wi-Fi-verbinding op tussen uw smartphone/tablet en compatibele multifunctionele printer door een QR-code te scannen of door uw NFC-compatibele apparaat langs de printer te halen
- U hoeft uw smartphone/tablet niet te registreren op uw bedrijfsnetwerk voordat u kunt afdrukken
- Verzend documenten om af te drukken, te ontvangen en deel gescande documenten of verzend faxen via de intuïtieve gebruikersinterface van Ricoh Smart Connector
- Deel kopieën van documenten snel met uw contactpersonen door gebruik te maken van het adresboek van uw smartphone/tablet.